【新西蘭留學(xué)】發(fā)郵件注意事項

現(xiàn)如今，微信毋庸置疑已經(jīng)成為我們?nèi)粘＝涣鞯闹匾浖?，但是對于留學(xué)的同學(xué)們來說，未來在學(xué)校與導(dǎo)師或各個部門的溝通中常用到的卻是郵件。今天為大家簡單傳授下如何高效的、正式的、有禮貌的給學(xué)校老師發(fā)郵件，干貨滿滿哦。

首先為大家介紹一下 郵件的基本結(jié)構(gòu)：

1. 一定要寫郵件主題
2. 介紹自己（名字+學(xué)號+課程編號）
3. 郵件正文內(nèi)容
4. 用禮貌和正式的表達(dá)
5. Double check(郵件是不能撤回哦）
6. Thank you note

英文郵件注意事項

1.查郵件是作為留學(xué)生的每日基本且十分重要的操作之一。

2. 記得寫郵件主題，確保主題線條清晰并切入要點(diǎn)，例如：Question about current assignment or Final essay questions

3. 請注意禮貌用語。給比較熟絡(luò)的導(dǎo)師寫信時可以用稱呼名字，例如Dear David；如果不知道收信人姓名，可以寫Dear Sir or Madam或者稱呼某個部門Dear Accommodation Offic等。

4. 請注意開篇禮貌問候，例如Hope this email finds you well等。（如果給導(dǎo)師發(fā)郵件最好再簡單介紹下自己并說清學(xué)號。）

5.盡量避免超長郵件，只需簡潔表達(dá)清楚本次郵件的意圖即可，郵件冗長會給讀者有些心理負(fù)擔(dān)。郵件原則就是-單刀直入,表達(dá)清晰,緊扣主題。教授一般都很忙，如果不想你的郵件被忽視或很晚被回復(fù)。第一句話就表達(dá)清楚你的訴求和疑惑，讓你的讀者可以迅速明白你這封郵件的目的是什么。例如：I was wondering if…Here I would like to inquire about…

6. 表達(dá)訴求時注意使用Please, Thanks等詞語。

7. 不要全文通篇都使用大寫字母，這樣雖然有強(qiáng)調(diào)之意但是也顯得不禮貌。

8. 結(jié)尾時也請在自己的落款簽名前加上Kind regards, Best wishes，Yours sincerely等詞語表示禮貌和尊敬。

9. 注意基本郵件格式及段落間的空行。

10. 發(fā)送前請注意檢查一遍是否有拼寫錯誤，是否附上附件（如有）以及收件人郵箱是否正確，一般郵件一旦發(fā)出就無法撤回。

郵件小Tips

留下良好的第一印象

如果你的問題已經(jīng)在課堂開始時得到了回答，你還要求老師再回復(fù)你一次，這種情況會使你看起來像一個沒有認(rèn)真聽課的學(xué)生，讓老師感到非常沮喪，因為這會浪費(fèi)他們的時間。

不做伸手黨

比如大部分電子版的文獻(xiàn)你可以在大學(xué)圖書館查找，卻一定要給教授發(fā)郵件問PDF，或者自己不好好閱讀VLE上面的assignment details，一定要問老師，我們的考試形式等等。

使用你的學(xué)校郵箱

老師每天會收到大量的電子郵件，通過使用學(xué)校郵箱，你將更可能避免發(fā)的郵件被推送到垃圾郵件中，你學(xué)校的郵箱看起來更專業(yè)。

不要缺少動作需求

你的郵件篇幅過長，老師根本不知道你表達(dá)的是什么。建議發(fā)郵件的時候，要添加動作需求，你要明確你需要老師為你做什么？比如：你希望老師把你的論文時間延長、你希望老師在幾點(diǎn)之前能回復(fù)你等等。你要明確表達(dá)出來，不要讓老師猜你的需求。

郵件模板

Dear Professor XXX
My name is XXX, and I am a student from your course 111.I am writing this email because I have some difficulties structuring myresearch paper. I was wondering if you would be kind enough to havea quick look at the outline. Any suggestion would be appreciated.

Thank you and I am looking forward to your kind reply.
Best Wishes,
XXX

希望這些小技巧可以幫助剛剛出國留學(xué)的大家！