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如何給導(dǎo)師寫郵件？講解+示例在這里。

孔媛媛

2020-09-20 13:16:18

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給導(dǎo)師寫郵件講解+示例

一、開頭問候部分

在撰寫郵件時(shí)，一般都是以問候性的語言進(jìn)行開頭。但是，在給導(dǎo)師的郵件中一定要注意禮貌，我們建議大家使用較為正式的詞語作為開頭以表示對導(dǎo)師的尊重。在與朋友溝通時(shí)，我們可能會使用到“hey”或者”hi”這一類的詞語。但是與導(dǎo)師溝通時(shí)，需要使用“ear”或“hello”。

二、關(guān)于導(dǎo)師的稱呼

在明確導(dǎo)師的姓名以及抬頭的情況下，大家在郵件中一定要使用正式而規(guī)范的尊稱格式。具體的格式為：“抬頭”+“姓氏”。例如，如果你的導(dǎo)師的姓名為neilbrown，同時(shí)是一位教授。那么在郵件中，需要使用“professorbrown”，而不可以直接稱呼”neil”。

如果大家不明確姓名或抬頭等信息，我們建議大家通過學(xué)院官方網(wǎng)站中教職人員介紹部分來事先進(jìn)行確認(rèn)。實(shí)在無法獲得收件人信息的情況下，我們可以使用“siror maam”來稱呼。

三、關(guān)于郵件的開頭

如果是首次和導(dǎo)師進(jìn)行聯(lián)系，我們不妨可以加上“hopethis email fins you well”這樣的語句來讓郵件更為正式一些。

同時(shí)，即使和導(dǎo)師進(jìn)行郵件往來的次數(shù)增多，大家也要注意在郵件中禮貌性用語的使用。在郵件開頭時(shí)，可以添加一些例如“hopeyou are well”這樣的問候語句。

四、郵件的寫作重點(diǎn)

在與導(dǎo)師進(jìn)行郵件溝通時(shí)，我們要注意語言的精煉。我們建議大家按照“總-分”或倒金字塔的形式，將需要溝通的重點(diǎn)放在郵件的開頭部分。接下來再用簡明扼要的語言進(jìn)一步闡述信息點(diǎn)。在這里，我們提醒大家一定要注意郵件語言的精煉，盡量減少描述性的語言，郵件的字?jǐn)?shù)不宜過長。

但與此同時(shí)，因?yàn)槲覀兊膶?dǎo)師可能同時(shí)與很多同學(xué)進(jìn)行溝通交流，因此我們建議大家在郵件中給出適當(dāng)?shù)恼f明和提示，來幫助導(dǎo)師回想起你所要探討的問題。

五、郵件撰寫的語氣

如前文所述，無論大家與導(dǎo)師的溝通多么密切，我們?nèi)匀唤ㄗh大家用正式的語氣來撰寫郵件。我們與導(dǎo)師的關(guān)系建立在了學(xué)術(shù)交流的基礎(chǔ)上，因此在郵件撰寫是也要體現(xiàn)出專業(yè)度。同時(shí)，在語氣的表達(dá)上，我們不建議大家過于直白，使用較為正式婉轉(zhuǎn)的書面表達(dá)顯示出對導(dǎo)師以及學(xué)術(shù)研究的尊重。

六、郵件結(jié)尾

在郵件結(jié)尾部分，我們建議大家按照正式郵件的規(guī)范格式寫下祝福語：“bestwishes或regars”或者“yourssincerely”。同時(shí)，寫上你的姓名、所在院系班級以及你的聯(lián)系方式。

以下我們就為大家提供語導(dǎo)師聯(lián)系郵件的范例，大家可以作為參考：